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In verschiedenen Gesetzestexten wie beispielsweise im Handelsgesetzbuch (HGB),im Steuerrecht (EStG, KStG, GewSTG, AO) und im Zivilrecht (BGB, ZPO) finden sich Vorschriften zu Aufbewahrungsfristen von Dokumenten.
Die Regeln für die Aufbewahrung sind für digitale und Papierunterlagen grundsätzlich dieselben: Die Frist beginnt jeweils mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem letzte Änderungen in den Dokumenten vorgenommen wurden.
Für Unternehmen gilt:
Jeder Unternehmer ist verpflichtet, geschäftliche Unterlagen über einen gewissen Zeitraum aufzubewahren. Hierbei unterscheidet man zwischen Fristen von sechs Jahren und Fristen von zehn Jahren.
6 Jahre
Empfangene und verschickte Geschäftskorrespondenz
Weitere Unterlagen, die für die Besteuerung relevant sind
10 Jahre
Konzernabschlüsse
Konzernlageberichte
Jahresabschlüsse (müssen in Papierform archiviert werden)
Eröffnungsbilanzen
Buchungsunterlagen
Inventuren
Projektunterlagen
Lohnsteuerunterlagen
Die Gewährungsfristen der Banken ist 30 Jahre, daher empfiehlt es sich, Bankauszüge, Zahlungsbelege und Kreditunterlagen so lange aufzubewahren.
Für Privatpersonen gilt:
Bei Privatpersonen gelten zwei Kategorien: Dokumente, die lebenslang aufbewahrt und Unterlagen, die bis Vertragsende bzw. Verkauf verwahrt werden sollten.
Bei Vertragsende bzw. Verkauf:
Wohneigentum (Grundbuchauszug, Baurechnungen, Bauzeichnungen)
Wohnmiete (Mietvertrag, Übergabeprotokoll, Nebenkostenabrechnung)
Versicherungspolicen
Einige Aufbewahrungsfristen treffen für Unternehmen und Privatpersonen gleichermaßen zu.
6 Monate
Handwerksleistungen (schriftliche Gewährleistungen)
Rechnungsquittungen (Anspruch auf Mängelbeseitigung 6 Monate nach Kauf)
Reisemängel (Reklamationen bis 6 Monate nach Urlaubsende).
2 Jahre
Kaufverträge
Rechnungen von Ärzten, Anwälten, Notaren
10 Jahre
Komplette Unterlagen zur Steuererklärung
30 Jahre
Urteile, Mahnbescheide, Prozessakten
Lesen Sie auch meine weiteren folgenden Ratgeber für Laminiergeräte, Bindesysteme und Aktenvernichter:
Was bedeutet Cross-Cut / Partikel- / Konfettischnitt ?
wissenswertes über Laminiergeräte
Matte und glänzende Laminiertaschen
Welche Dokumente unbedingt vernichtet werden sollte
Die Dicke bzw. Stärke einer Laminierfolie = Micron
Wissenswertes über Laminierfolien
Tipps zur Auswahl des richtigen Aktenvernichters
Heisslaminieren oder Kaltlaminieren ?
Die Regeln für die Aufbewahrung sind für digitale und Papierunterlagen grundsätzlich dieselben: Die Frist beginnt jeweils mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem letzte Änderungen in den Dokumenten vorgenommen wurden.
Für Unternehmen gilt:
Jeder Unternehmer ist verpflichtet, geschäftliche Unterlagen über einen gewissen Zeitraum aufzubewahren. Hierbei unterscheidet man zwischen Fristen von sechs Jahren und Fristen von zehn Jahren.
6 Jahre
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10 Jahre
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Die Gewährungsfristen der Banken ist 30 Jahre, daher empfiehlt es sich, Bankauszüge, Zahlungsbelege und Kreditunterlagen so lange aufzubewahren.
Für Privatpersonen gilt:
Bei Privatpersonen gelten zwei Kategorien: Dokumente, die lebenslang aufbewahrt und Unterlagen, die bis Vertragsende bzw. Verkauf verwahrt werden sollten.
Bei Vertragsende bzw. Verkauf:
Wohneigentum (Grundbuchauszug, Baurechnungen, Bauzeichnungen)
Wohnmiete (Mietvertrag, Übergabeprotokoll, Nebenkostenabrechnung)
Versicherungspolicen
Einige Aufbewahrungsfristen treffen für Unternehmen und Privatpersonen gleichermaßen zu.
6 Monate
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Rechnungsquittungen (Anspruch auf Mängelbeseitigung 6 Monate nach Kauf)
Reisemängel (Reklamationen bis 6 Monate nach Urlaubsende).
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Ratgeber erstellt am: 02.04.08 (aktualisiert 07.03.09)
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